הנהלת חשבונות היא בעלת תכלית חשובה: לספק ללקוח, בין אם עוסק עצמאי ובין אם חברה, שירותים חשבונאיים ומידע הנוגעים בתזרימי מזומנים, מחזרי עסקים, דוחות רווח והפסד וכל מה שנדרש על-פי הצורך והעניין. הנהלת חשבונות המבוצעת באופן מושכל ומקצועי תעניק ללקוח מעבר למה שהוא מחויב לו חוקית. ניתוח חכם של המידע השוטף המתקבל מהתנהלות חשבונאית תקינה יאפשר מסקנות מהותיות שתשפענה נחרצות על גורל בית העסק.
על-מנת לאפשר קיום המנגנון של הפקת מידע חיוני וחשוב, נדרשת רמה גבוהה של אמינות בין הלקוח לבין הקוף המבצע את הנהלת החשבונות. לעומת חברות בע"מ, בעסקים קטנים ובינוניים קיימת לרוב תופעת ריכוזיות, כאשר לרוב גוף יחיד מטפל בכל העניינים הכספיים. רמת הביזור כאן היא נמוכה והשליטה בכל הנוגע להנהלת חשבונות יחסית פשוטה. עם זאת, במסגרת מעמד חברה, עדיף שמנהל החברה יראה מעורבות משמעותית בכל הנוגע להתנהלות הפיננסית, בעיקר בגלל הנטייה הטבעית לביזור תחומי אחריות. על-מנת להיות מעורב באופן יעיל, ראוי לגייס גורם מומחה ובעל בקיאות בתחום.
שירות לחברות
שירותי ניהול חשבונות עונים על צרכים בסיסיים כאשר הפעילות העסקית היא בקנה מידה קטן, כמו גם עם מספר קטן של ספקים, לקוחות ומועסקים, עם מחזור עסקי קטן. על אף זאת, כאשר מדובר בחברות גדולות ובעוסקים מורשים, קיים צורך בניהול חברה לפעילות הפיננסית של לקוחות כאלו. דווקא בדפוסי פעילות אינטנסיביים ומורכבים, המנהלים פעילות ענפה מול לקוחות, ספקים, בנקים ומוסדות אחרים, מדובר בסיטואציה שיש להביא לידי ביטוי בזמן ניהול תיק החשבונות, במטרה להיטיב עם הלקוחות.
שירותי הנהלת חשבונות לעסקים קטנים
בהתאם לעיקרון היצול היתרון היחסי, נמליץ לכם להסתייע בשירותים של הנהלת חשבונות שאינם דווקא חלק אינטגרלי מכוח העבודה העסקי, אלא שירותים הניתנים מטעם גורם חיצוני מומחה, ובאופן אובייקטיבי הרבה יותר. באופן זה מתאפשרת הקפדה יתרה על ניהול אדמיניסטרטיבי תקין ושוטף של הפעילות הפיננסית.
ניתן להוסיף ולומר כי ניהול עצמאי של ספרי החשבונות זוהי תופעה הולכת וגדלה בקרב עצמאים רבים השואפים להקטין עלויות, אולם עשויים להיתקל בקשיי מיסוי בשל בורות מוחלטת בעולם החשבונאות. אם אינכם בטוחים לחלוטין בעניינים מעין אלו, צרו קשר עם מומחה מס (רואה חשבון, יועץ מס וכו') על מנת שיכווין אתכם וייעץ לכם בהתאם.
שירותים אלה מספקים את תיעוד הפעילות הפיננסית של העסק באמצעות רישום תמידי של תנועות כספיות ולא כספיות. בין העסקאות ניתן לכלול הוצאות, הכנסות, תשלומים, קניות, קבלות ומכירות. קיימות שתי שיטות עיקריות לניהול חשבונות עסק: מערכת חד-צידית המיועדת לעוסק פטור או עוסק מורשה ומערכת כפולה המיועדת לעצמאים וחברות המחויבים בניהול חשבונות באופן זה על-פי תקנות מס הכנסה.
לרוב, הנהלת חשבונות מבוצעת באמצעות מנהל חשבונות האחראי לרישום נכון ובהתאם לכללי חשבונאות מקובלים. במידה שניהול החשבונות מנוהל כראוי, ניתן בכל רגע נתון להתבונן במצב העסק (מפסיד או מרוויח) וכן להסיק מסקנות מתאימות במטרה לייעל את המערכת.
בתום הקלדת המסמכים לתוכנה להנהלת חשבונות, ניתן אף להפיק דוחות תקופתיים לצורכי דיווח למשרדי מע"מ, ביטוח לאומי ומס הכנסה.